VMI, waarom moet dat?

In de afgelopen jaren ben ik veelvuldig betrokken geweest bij het implementeren van het VMI model in de Food Retail sector. VMI staat voor Vendor Managed Inventory. Dit is een business model waarbij leveranciers zelf verantwoordelijk zijn voor het bijhouden van de juiste voorraden ten behoeve van de (winkel)verkopen van een retailer. De leverancier wordt daarbij, vanuit de retailer, gevoed met informatie over de actuele voorraadstanden in het distributiecentrum en over de verwachte verkopen in de komende periode. Op basis van deze parameters kan de leverancier zelf berekenen hoeveel artikelen hij wanneer moet leveren aan het distributiecentrum. Doelstelling is om daarbij niet te veel voorraad aan te houden, maar ook weer niet te weinig. Te veel voorraad leidt tot hogere kosten en verhoogt het risico op derving omdat producten in de voorraad over de datum (THT/TGT) gaan voordat ze zijn verkocht aan de retailer. Te weinig voorraad leidt tot gemiste (winkel)leveringen en dat betekent omzetverlies en een verslechtering van de relatie met de retailer. Voor een leverancier betekent VMI vooral het continu zoeken naar een juiste balans hierin.

Vanuit de praktijk heb ik gemerkt dat leveranciers zeer wisselend reageren op de overstap naar VMI. Deze overstap wordt hen vaak opgelegd door de retailer. Een groot deel van de leveranciers is niet direct enthousiast. De eerste reactie is vaak: “waarom moet dat?”. Dat is begrijpelijk omdat deze leveranciers gewend zijn aan een overzichtelijke situatie waarbij zij orders ontvangen die geleverd en gefactureerd kunnen worden. Daar hebben deze leveranciers hun processen en systemen op ingericht. VMI vereist dat deze leveranciers ineens zelf moeten berekenen wat er geleverd moet worden. Fouten die daarbij gemaakt worden zijn vaak ook voor hun eigen rekening of zo wordt het in ieder geval gepercipieerd.

Aan de andere kant is er ook altijd een groep leveranciers die het VMI model gelijk omarmt. Vaak zijn dit leveranciers die al geïnvesteerd hebben in en/of willen investeren in processen en systemen die wendbaar zijn en die reageren op actuele informatie. Zij zien de voordelen van VMI en, wellicht nog belangrijker, kunnen dit snel implementeren in hun organisatie. En die voordelen zijn er zeker voor leveranciers. Zo kunnen zij met VMI:

  • hun productie beter plannen omdat ze gebruik kunnen maken van de informatie over de verwachte verkopen (forecasts) in plaats van te ‘wachten’ op de orders
  • beter bijsturen omdat tekorten in de voorraad eerder inzichtelijk worden en ook omdat verkoopgegevens gedeeld worden door de retailer waardoor bijvoorbeeld snel inzichtelijk wordt hoe succesvol (of onsuccesvol) promotionele acties verlopen
  • processen geheel automatiseren omdat alle informatie elektronisch wordt gedeeld, vaak via EDI
  • een betere voorraad aanhouden wat leidt tot minder dervingen en lagere voorraad- en transportkosten

VMI biedt dus zeker voordelen. Maar is het makkelijk? Nou dat is het niet voor iedereen. Vanuit supplybrain hebben we daarom besloten om VMI software te maken om de VMI implementatie te vergemakkelijken voor leveranciers. Natuurlijk doen we dat omdat we daar een business case in zien. Maar we doen dit ook omdat wij geloven dat dergelijke oplossingen bijdragen aan een duurzamere samenleving. De beste manier om dervingen en daarmee voedselverspillingen tegen te gaan is immers door er voor te zorgen dat al het voedsel dat wordt geproduceerd ook daadwerkelijk wordt verkocht (en geconsumeerd). En niet in voorraden blijft liggen om uiteindelijk te worden vernietigd omdat de houdbaarheid is verstreken. VMI levert hier zeker een verbetering in. Dit effect wordt nog groter als de betrouwbaarheid van de informatie over de verwachte verkopen wordt vergroot. Hoe beter en eerder je weet wat er verkocht gaat worden, des te beter je kan bevoorraden. Vandaar dat supplybrain ook een module heeft ontwikkeld voor forecasting. Op die manier hopen we een bijdrage te leveren aan een duurzamere supplychain en daarmee een duurzamere samenleving. Daarnaast vinden wij dit ook gewoon leuk en uitdagend om te doen. Het is een mooi vooruitzicht om hiermee het nieuwe decennium in te gaan!